В одной из ведущих ресторанных сетей России, охватывающей более 40 ресторанов, была запущена новая система бронирования для банкетов, корпоративов и частных мероприятий. Сложная схема обработки заявок, исходящих из множества каналов, требовала модернизации, чтобы избежать ошибок и задержек, которые негативно сказываются на загрузке залов и финансовом успехе компании.
Задача для улучшения процесса
Клиент, ранее работавший с системой 1С, обратился с просьбой внедрить amoCRM для банкетного отдела. Проблемы заключались в утечках лидов и недостаточной скорости реагирования. Заявки терялись, менеджеры не всегда успевали ответить вовремя, что непосредственно влияло на заполненность залов ресторанов и общую выручку.
Основной запрос заключался в создании прозрачного и управляемого процесса работы, чтобы ни одна заявка не терялась, а вся информация обрабатывалась в единой системе.
Пошаговое решение задачи
1. Создание воронок и интеграция с Remarked
Для упорядочения процесса были разработаны две воронки: одна для бронирования, где фиксируются все обращения от первого контакта до подтверждения, и другая для возвратов, что позволяет обрабатывать отмены и изменения. Система интегрирована сRemarked, что позволяет менеджерам быстро делать бронирования, получая актуальную информацию о доступных залах.
2. Карточка сделки
Все ключевые данные о мероприятии фиксируются в одной карточке, включая тип события, бюджет и ответственного менеджера. Это убирает необходимость в постоянном поиске информации и способствует быстрому решению задач.
3. Упрощение выставления счетов
Возможность выставления счетов с помощью смарт-кнопок улучшила процесс — счета формируются автоматически. Интеграция с Альфа-Банком позволяет мгновенно отправлять ссылки на оплату клиентам.
Положительные результаты внедрения
1. Увеличение скорости обработки заявок более чем в три раза.
Система стала более эффективной, лишив менеджеров рутинной работы и дав возможность сосредоточиться на клиентов.
2. Избежание утери заявок и увеличения финансов.
Теперь все обращения фиксируются, а автоматизация задач позволяет избежать ошибок в аналитике.
3. Прозрачный контроль процессов в 40+ ресторанах.
Система обеспечивает синхронизацию данных о бронированиях между amoCRM и Remarked, что гарантирует актуальность информации.
С новой системой сеть ресторанов укрепила свои позиции на рынке, обеспечив высокий уровень сервиса для клиентов.
